Besondere Vertragsbedingungen

Stand: August 2026

Diese Besonderen Vertragsbedingungen (BVB-SaaS) ergänzen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Datenmatrix AI Engineering GmbH für die Nutzung der Anwendung myfinance als Dienst über das Internet.

§ 1 Gegenstand

(1) Wir stellen dem Kunden die Anwendung myfinance über das Internet zur Nutzung bereit und betreiben sie auf eigener Infrastruktur in Deutschland. Der Kunde erhält keine Kopie der Software.

(2) Der Funktionsumfang ergibt sich aus dem Angebot beziehungsweise der Auftragsbestätigung. Freigeschaltete Module sind dort bezeichnet.

(3) Wir entwickeln die Anwendung fortlaufend weiter. Änderungen, die den vereinbarten Funktionsumfang nicht wesentlich einschränken, sind zulässig. Wesentliche Einschränkungen kündigen wir mindestens sechs Wochen vorher in Textform an; der Kunde kann den Vertrag in diesem Fall zum Zeitpunkt der Änderung kündigen.

§ 2 Nutzungsrecht

(1) Der Kunde erhält für die Laufzeit des Vertrags das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht, die Anwendung im vereinbarten Umfang über das Internet für eigene Zwecke zu nutzen.

(2) Ein Recht zur Vervielfältigung, zur Bearbeitung oder zur Einräumung abgeleiteter Nutzungsrechte wird nicht eingeräumt. Ein Zurückentwickeln, Dekompilieren oder Disassemblieren ist nur in den Grenzen des § 69e UrhG zulässig.

(3) Die Nutzung für Dritte, insbesondere die Weitervermietung oder das Bereitstellen für fremde Unternehmen, bedarf unserer Zustimmung in Textform. Die Nutzung durch verbundene Unternehmen des Kunden ist zulässig, wenn sie im Angebot bezeichnet sind.

(4) Zugangsdaten sind persönlich. Der Kunde hält sie geheim, gibt sie nicht weiter und teilt uns einen Verdacht auf Missbrauch unverzüglich mit. Für Handlungen unter den Zugängen seiner Benutzer ist der Kunde verantwortlich.

(5) Ein Einsatz für Zwecke, die mit hohem Risiko für Leben, Gesundheit oder die Umwelt verbunden sind, ist nicht gestattet.

§ 3 Verfügbarkeit

(1) Wir stellen eine Verfügbarkeit der Anwendung von 99 Prozent im Monatsmittel sicher, gemessen am Übergabepunkt unserer Infrastruktur zum Internet.

(2) Als Ausfallzeit gelten nicht:

angekündigte Wartungsfenster nach Absatz 3,
Zeiten, in denen die Anwendung wegen höherer Gewalt oder wegen Störungen in Netzen Dritter nicht erreichbar ist,
Zeiten einer Sperrung, zu der wir nach diesen Bedingungen oder nach den AGB berechtigt sind,
Beeinträchtigungen, die auf Systeme, Netze oder Mitwirkung des Kunden zurückgehen.

(3) Planbare Wartung führen wir nach Möglichkeit außerhalb unserer Betriebszeiten durch und kündigen sie mindestens 24 Stunden vorher in Textform an. Sicherheitsrelevante Eingriffe dürfen wir ohne Vorankündigung durchführen; wir unterrichten den Kunden unverzüglich danach.

§ 4 Betriebszeiten und Support

(1) Unsere Betriebszeiten sind Montag bis Freitag von 9:00 bis 17:00 Uhr, ausgenommen gesetzliche Feiertage im Land Hessen.

(2) Störungen meldet der Kunde innerhalb der Betriebszeiten an die im Angebot genannte Adresse. Meldungen, die außerhalb der Betriebszeiten eingehen, gelten mit Beginn der nächsten Betriebszeit als eingegangen.

(3) Eine Störungsmeldung ist qualifiziert, wenn sie die Störung so beschreibt, dass sie nachvollziehbar ist: die betroffene Funktion, das erwartete und das tatsächliche Verhalten, der Zeitpunkt des ersten Auftretens und, soweit bekannt, die Schritte zur Wiederholung.

(4) Wir ordnen jede Störungsmeldung nach billigem Ermessen einer Fehlerklasse zu und berücksichtigen dabei den Vorschlag des Kunden. Weichen wir um nicht mehr als eine Klasse vom Vorschlag ab, gilt die Einordnung als einvernehmlich.

Klasse	Bedeutung	Reaktionszeit
1	Die Nutzung wesentlicher Teile der Anwendung ist verhindert; es kann nicht gearbeitet werden.	3 Stunden
2	Die Nutzung wesentlicher Teile ist stark eingeschränkt; es kann nur eingeschränkt gearbeitet werden.	4 Stunden
3	Die Funktionsfähigkeit ist eingeschränkt; die Anwendung ist bis auf Ausnahmen nutzbar.	ein Werktag
4	Die Beeinträchtigung schränkt die Nutzung nicht ein.	zehn Werktage

(5) Die Reaktionszeiten laufen innerhalb der Betriebszeiten ab Eingang einer qualifizierten Störungsmeldung. Reaktion bedeutet, dass wir mit der Bearbeitung beginnen und dem Kunden das Ergebnis der ersten Prüfung mitteilen. Eine Behebung innerhalb der Reaktionszeit ist nicht geschuldet.

(6) Support umfasst die Behebung von Störungen der vereinbarten Funktionen. Er umfasst nicht die Einweisung neuer Benutzer, die Übernahme von Daten aus Altsystemen, die Einrichtung von Systemen des Kunden und die Bearbeitung fachlicher Fragen zur Buchführung oder Besteuerung.

§ 5 Ordnungsgemäße Nutzung

(1) Der Kunde nimmt die Leistung nur in dem Ausmaß in Anspruch, das einer üblichen Nutzung entspricht. Bei einer Beanspruchung, die den ordnungsgemäßen Betrieb für andere Kunden beeinträchtigt, dürfen wir die Nutzung nach vorheriger Ankündigung begrenzen.

(2) Gefährdet eine Nutzung die Sicherheit, Integrität oder Verfügbarkeit unserer Systeme, dürfen wir den betroffenen Zugang vorübergehend sperren. Wir unterrichten den Kunden unverzüglich und heben die Sperrung auf, sobald die Gefährdung beseitigt ist. Das gilt auch, wenn die Gefährdung ohne Verschulden des Kunden von seinen Systemen ausgeht.

(3) Für die Inhalte, die der Kunde in der Anwendung erfasst, ist er verantwortlich. Wir sind nicht verpflichtet, sie zu überprüfen.

§ 6 Personenbezogene Daten

(1) Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeiten, ist der Kunde Verantwortlicher und wir Auftragsverarbeiterin. Die Einzelheiten regelt der Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, der vor Beginn der Verarbeitung geschlossen wird.

(2) Für die Zulässigkeit der Verarbeitung und für die Erfüllung der Informations- und Betroffenenrechte gegenüber den betroffenen Personen ist der Kunde verantwortlich. Erreicht uns ein Ersuchen einer betroffenen Person, das die Daten des Kunden betrifft, leiten wir es unverzüglich an ihn weiter und antworten nicht selbst.

(3) Wie die Anwendung mit den Daten der Benutzerkonten umgeht, beschreibt unsere Datenschutzerklärung.

§ 7 E-Rechnung, Belege und Ablage

(1) Die Anwendung erzeugt Belege als PDF und, soweit vereinbart, als elektronische Rechnung in einem strukturierten Format. Für die inhaltliche Richtigkeit der Belege ist der Kunde verantwortlich (§ 6 AGB).

(2) Die Anwendung versendet keine E-Mails. Erzeugte Belege werden in einen Ablageordner geschrieben. Eine Übermittlung an Empfänger des Kunden schulden wir nicht.

(3) Die Ablage in einer Nextcloud ist derzeit nicht freigeschaltet. Wird sie freigeschaltet, gilt: Verbindet der Kunde eine eigene Nextcloud, liegen die dort abgelegten Belege in einem System, das er selbst verantwortet. Das dafür verwendete App-Passwort kann er in seiner Nextcloud jederzeit widerrufen; die Ablage endet damit.

(4) Die Anwendung führt ein fortlaufendes, inhaltlich unveränderbar abgesichertes Prüfprotokoll über Änderungen. Eine Zusage, dass die Buchführung des Kunden insgesamt den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) entspricht, ist damit nicht verbunden; sie setzt insbesondere eine Verfahrensdokumentation des Kunden voraus.

§ 8 Datensicherung, Wiederherstellung und Herausgabe

(1) Wir sichern die Systeme, auf denen die Anwendung betrieben wird, jede Nacht vollständig. Die Sicherungen werden einen Monat aufbewahrt und danach im regulären Lauf überschrieben.

(2) Auf Anforderung des Kunden stellen wir den Datenbestand auf den Stand einer dieser Sicherungen wieder her. Änderungen, die nach dem Zeitpunkt der Sicherung eingegeben wurden, sind dabei verloren; im ungünstigsten Fall sind das die Eingaben eines Arbeitstages. Eine Wiederherstellung auf einen beliebigen Zeitpunkt innerhalb eines Tages sagen wir nicht zu.

(3) Eine Wiederherstellung betrifft die Installation insgesamt. Die Rückkehr einzelner Belege oder des Datenbestands eines einzelnen Kunden auf einen früheren Stand ist nicht Bestandteil dieses Verfahrens; sie vereinbaren wir im Einzelfall gesondert.

(4) Die Sicherungen dienen dem Wiederanlauf des Betriebs. Sie sind kein Archiv im Sinne der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Der Kunde ist deshalb gehalten, die für ihn wesentlichen Belege regelmäßig aus der Anwendung herunterzuladen und außerhalb der Anwendung aufzubewahren.

(5) Auf Anforderung des Kunden geben wir die von ihm erfassten Daten heraus, während der Vertragslaufzeit und nach Vertragsende. Die Herausgabe erfolgt innerhalb von 20 Werktagen nach Eingang der Anforderung in Textform, als Zusammenstellung der Belege als PDF und, soweit vorhanden, im strukturierten Rechnungsformat, ergänzt um einen strukturierten Abzug der übrigen Daten. Eine Herausgabe in einem anderen Format vereinbaren wir gesondert.

(6) Die Herausgabe erfolgt derzeit nicht als Selbstbedienung, sondern durch uns. Eine Ausgabefunktion in der Anwendung befindet sich im Aufbau.

(7) Nach Vertragsende halten wir die Daten für drei Monate vor, damit der Kunde sie übernehmen kann. Danach löschen wir sie, sofern der Kunde nicht vorher die Löschung oder eine längere Vorhaltung verlangt. Auf den Ablauf dieser Frist weisen wir den Kunden bei Vertragsende hin. Gelöschte Daten sind in den Sicherungen enthalten, bis diese überschrieben werden, längstens einen Monat.

(8) Der Kunde beachtet, dass ihn für Buchungsbelege gesetzliche Aufbewahrungsfristen treffen, insbesondere nach § 147 AO und § 257 HGB. Die Löschung durch uns entbindet ihn davon nicht; er hat die Daten vorher zu übernehmen.

§ 9 Mängelhaftung

(1) Wir gewährleisten, dass die Anwendung während der Vertragslaufzeit die im Angebot beschriebene Funktion erfüllt. Für die Zeit einer erheblichen Beeinträchtigung mindert sich das Entgelt entsprechend.

(2) Der Kunde zeigt Mängel unverzüglich in Textform an.

(3) Unerheblich abweichendes Verhalten der Anwendung sowie Beeinträchtigungen, die auf Systeme oder Mitwirkung des Kunden oder auf Netze Dritter zurückgehen, sind keine Mängel.

§ 10 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag hat eine Mindestlaufzeit von zwölf Monaten ab Bereitstellung. Er verlängert sich um jeweils weitere zwölf Monate, wenn er nicht mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der jeweiligen Laufzeit in Textform gekündigt wird.

(2) Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für uns insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Abmahnung erheblich gegen § 2 oder § 5 verstößt.

(3) Mit Vertragsende endet das Nutzungsrecht nach § 2. § 8 gilt fort, bis die Daten herausgegeben und gelöscht sind.

§ 11 Vorrang

Bei Widersprüchen zwischen diesen Besonderen Vertragsbedingungen und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen gehen diese Besonderen Vertragsbedingungen vor. Der Vertrag über die Auftragsverarbeitung geht beiden vor.